- Главная
- Кейсы
- Учёт счетов
ИИ-агент учёта счетов: оплаченные счета сами попадают в таблицу
Производство мерча получает счета от поставщиков каждый день. Раньше их перепечатывали в таблицу вручную, и учёт отставал на месяцы. Теперь ИИ-агент в рабочем чате сам распознаёт оплаченный счёт и вносит его в таблицу в день оплаты.
Задача: «высвободить мозг менеджерам»
Так клиент сформулировал задачу. Менеджеры кидали счета в общий рабочий чат: PDF, Excel, фото, ссылки. Потом кто-то вручную перепечатывал каждый оплаченный счёт в таблицу «Учёт сделок».
Из-за этого таблица отставала на месяцы. Маржу проекта видели, когда проект уже был закрыт и что-то исправить было поздно. Добавлялись ошибки ввода и дубли поставщиков, записанных по-разному.
Нужно было, чтобы оплаченный счёт попадал в учёт сам, а менеджеры не меняли привычный порядок работы в чате.
Что сделали
Агент прямо в рабочем чате
Менеджер, как и раньше, кидает счёт в чат, подписывает его «Проект / Тип / Кошелёк» и отвечает «оплачено». Агент распознаёт счёт, вносит строку в блок нужного проекта и присылает в чат ссылку на неё. Формулы маржи в таблице считаются сами.
Любой формат счёта
PDF, Excel и фото. Поставщика узнаёт, даже если его название записано по-разному.
Не додумывает
Нечитаемый счёт, счёт без проекта или с несходящейся суммой агент не вносит, а отдаёт человеку на проверку. Ни одной ошибки молча.
Сложные случаи
Счёт на несколько проектов делит по позициям. Частичную оплату дописывает в ту же строку. По команде и каждое воскресенье присылает сводку неоплаченных счетов.
Настройки без программиста и данные у клиента
Проекты, типы и кошельки лежат на отдельном листе таблицы, их меняют сами сотрудники. Агент работает на сервере клиента и пишет в его таблицу.
До запуска проверил агента на 53 реальных счетах клиента: поставщик определён верно в 96% случаев, сумма в 92%. Сомнительные счета ушли человеку на проверку, ни один не внесён молча.
Что этот опыт даёт вашему проекту
Та же схема работает для актов, накладных и договоров, а вместо таблицы может быть 1С или CRM.
Сотрудникам не нужно ничего осваивать
Встраиваю ИИ в чат, таблицу или учётную систему, где команда уже работает.
Точность на ваших документах
Прогоняю систему на ваших реальных документах и показываю, сколько она сделала верно, до того как вы её примете.
Сомнительное отдаю человеку
Система не угадывает. Всё, в чём она не уверена, уходит сотруднику на проверку.